每日早会、周例会、月例会、会后会、紧急会、通报会、视频会……相信每一个上班族的日常不是在开会就是在去开会的路上。虽然通过大大小小的会议,企业和员工可以实现经验交流、资源共享、协同合作、思想碰撞等目的,但频繁又枯燥的会议也让人忍不住直呼头疼。

毕竟传统会议模式前期准备较为繁琐,且具有灵活性差、保密性差、共享效果差和即时性差等诸多弊端,所以令上班族产生“会恐”心理。谈“会”色变的同时,也严重阻碍了企业的发展。

如今,随着现代化、信息化和全球化建设步伐的加快,再加上人工智能与疫情等因素的影响,企业对会议模式的需求正不断升级,更高效的“智能会议室”已经由概念逐渐应用到多个企业领域中。

一旦涉及“智能”二字,便意味着需要更多技术与智能设备的投入,那么企业如何才能轻松搭建一间与自身适配度高的智能会议室从而释放更多发展新动能呢?或许IT基础设施智慧连接解决方案厂商ATEN宏正带来的小型智能会议室解决方案可以助企业一臂之力!

高效、舒适又便捷,ATEN宏正助力企业搭建未来会议室新形态

作为“智慧连接解决方案”的领头羊,ATEN宏正精准把握企业核心需求,并围绕企业需求打造了这套小型智能会议室解决方案,目前该方案也已在多领域企业落地应用。下面将以某互联网公司为例,阐述ATEN宏正小型智能会议室解决方案可为企业带来的具体优势。

某互联网公司是国内互联网综合服务提供商之一,在自有科技产业园区拥有一栋综合办公楼。为方便日常协作沟通与商务洽谈,某互联网企业在办公楼内设立了约40间小型会议室和共享空间,每间会议室面积为8㎡左右,可同时容纳3-5个人使用。因该互联网公司的会议室数量较多且分布较为分散,若想打造一个集远程视频会议于一体的高效率智能会议室,以下问题亟需解决:

1)统一集中管控:为方便企业对楼内多个会议室进行管理与维护,会议室需将所有设备整合至同一界面下进行集中管理,以降低会议室维护复杂度,进而节省更多时间提高工作效率。

2)多样连接需求:为满足不同设备的使用需求,会议室需具备高兼容性,做到可连接不同型号品牌的手机、平板以及笔记本电脑等自携设备。

3)多屏文档显示:为方便将会议内容进行对比或讨论,需支持同时显示多位与会者文档内容,以提升会议讨论效率。

4)智能预约管理:会议室需具备智能预约系统,会议预约屏实时显示会议室当前预约状况,避免会议冲突,实现会议室高效利用。

基于上述实际需求,ATEN宏正为某互联网公司打造了包括演示切换系统、智能控制系统、会议预约系统、影音系统管理平台等在内的小型智能会议室解决方案。该套方案的应用不仅令某互联网公司轻松拥有了高效便捷、智能灵活的会议室,也重新定义了某互联网公司的工作模式。

多设备兼容,信息分享更轻松

通过ATEN宏正VP系列演示切换器,与会者通过Web图形用户界面或App可轻松将手机、平板或者笔记本电脑等个人设备上的画面分享至会议大屏幕上。且VP系列演示切换器还支持高达4组(本地或远程)的流媒体输入和四画面分割显示,可令企业实现会议信息高效共享,告别线缆束缚让与会者的会议体验更便捷舒适。

统一集中管控,降低管理维护成本

通过ATEN宏正的管理平台(Unizon)和控制系统(VK系列),与会者可通过平板、手机、按键面板以及管理平台等方式轻松实现对会议室内所有ATEN设备以及第三方设备的集中管控。界面友好且操作便捷,可有效简化会议室维护的复杂性,并实现快速响应、灵活部署、统一平台、远程实时管理、一键可控等目的。

会议预约,公共资源高效利用

通过ATEN宏正会议预约系统(Room Booking System),会议发起人不仅可以通过会议室预约屏查看会议室使用情况,还可通过微信号、网页、OA系统等方式进行查看。在实现会议室高效利用的同时也可避免会议室安排冲突。同时,预约结果还可通过OA系统、邮件等方式通知与会者,可令会议组织及协调效率大幅提升。

在人工智能时代的大潮之下,会议室的普及程度以及应用覆盖率得到大幅提升,朝向智能化和数字化转型发展也已成为了会议室未来发展的主流趋势。而ATEN宏正为企业所带来的这套小型智能会议室解决方案的优势不止于上述,还具有不占使用空间、无需专人管控设备、可营造更自由、更舒适的沟通氛围等特点,在帮助企业顺利搭建未来会议室新形态的同时,也可为企业达成高效协作、提质增效提供正确指导方向。